Sobre ser secretária executiva em uma embaixada

Este artigo tem como objetivo descrever minha experiência como secretária executiva em uma embaixada no Brasil. Para tal, é necessário, primeiro, abordar quatro temas que ajudarão o leitor a melhor compreender o que é secretariar em uma embaixada: embaixada, cultura, cultura organizacional e habilidades. Segundo, e por último, qual a relação entre estes temas e as tarefas de um profissional de secretariado no local supracitado.

De acordo com o site www.brazil.go.br/cidadania-e-justiça, embaixada é a presença oficial de uma nação, instalada dentro do território de outra nação. Ou seja, é a representação dentro de país no Brasil. Ademais, a embaixada consiste em uma sede física, diplomatas e funcionários locais.

Algo curioso é o fato de, enquanto funcionário de uma embaixada e enquanto estiver dentro de sua sede, você está em território estrangeiro. Este é um dos motivos que enfatizo o dever de abordar os quatro temas supracitados. Como me comporto em um país sem saber sua cultura, seus costumes e dinâmicas?

De maneira bem simples, cultura é o modo de vida de um povo; hábitos, religião, política, dentre outros. Já a cultura organizacional (REIS, 206; 122)

“compreende três níveis: os de artefatos e criações, que inclui a arquitetura da organização; o nível dos valores, que focaliza ai maneira como as situações são tratadas e os problemas são enfrentados; e o nível dos pressupostos, que considera as crenças do grupo sobre a realidade em que estão inseridos”.

E sobre habilidades? Para Vicente Valconi (2014,27), habilidade é a utilização do conhecimento para agregar valor para o grupo de pessoas.

Durante meu trabalho como secretária executiva em uma embaixada, foi ímpar eu aprender a cultura do país, a cultura organizacional da embaixada, expressada pelo jeito de ser e de trabalhar dos diplomatas, e colocar em práticas as habilidades que já tinha ou então melhorá-las com o objetivo de desempenhar tarefas relacionadas ao cargo.

As atividades dos profissionais de secretariado nas embaixadas não diferem muito das outras organizações (somente lembrar, sempre, a cultura): assessorar o superior hierárquico, organizar e atualizar agenda e reuniões, manter contato com outras autoridades e organismos internacionais; auxiliar na organização de eventos, dentre outras. Obviamente, devido à cultura, pode acontecer de existirem outras demandas, como por exemplo, viagens à trabalho, acompanhamento a consultas e etc.

Explicando acima, parece ser um trabalho como outros. Apesar disso, mais uma vez, enfatizo a cultura. Porque é de acordo com a mesma que desenvolvi minhas habilidades em cada tarefa que fazia. À título de explicação, apresento a tabela abaixo que traz a relação entre cultura, tarefas e habilidades:

Por último e muito significativo: habilidade, resiliência, capacidade de se adaptar às situações. Capacidade de reagir rapidamente às situações negativas. Pratiquei muito esta habilidade e foi o meu maior desafio durante os meus quatro anos e meios. E a maior felicidade: aprendi muito, aumentei meu networking, fiz amigos, caí e levantei.

Texto por Leone Carneiro Santos

Pós Graduada em gestão de pessoas

Facilitadora do Sistema FIB - Feliciência

REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

FALCONI, Vicente. O valor dos recursos humanos na era do conhecimento. 8. Ed. Nova Lima: FALCONI Editora, 2014.

GOVERNO DO BRASIL. Disponível em http://www.brasil.gov.br/cidadania-e-justica/2009/11/a-embaixada-e-a-presenca-oficial-de-uma-nacao/. Acesso em 02 de outubro de 2018.

REIS, Ana Maria Viegas, et al. Desenvolvimento de equipes. Gestão por Competências e Gestão do Conhecimento. Rio de Janeiro: FGV, 2005.