“O que quer que faça, faça com propósito.” JON ACUFF
Ser profissional de Secretariado não é uma escolha fácil, precisa gostar muito do que faz e, acima de tudo, estar em constante aperfeiçoamento.
Infelizmente ainda há uma visão deturpada sobre as atividades exercidas pelo profissional de Secretariado, tanto em algumas organizações pequenas, como na opinião de alguns gestores e até mesmo de profissionais que, por algum motivo, estão desmotivados com as atividades que desenvolvem ou que estão estagnados onde trabalham, sem perspectivas de desenvolvimento profissional.
Essa visão equivocada faz acreditar que a profissão está em decadência, mas para os profissionais que realmente se dedicam e gostam do que fazem, ela está apenas em constante transformação como veremos no decorrer desse texto.
Aquela secretária que apenas servia café, atendia ligações e anotava recados realmente está com seus dias contados. Já a Secretária Executiva atualizada, que busca sempre mais e novos conhecimentos, que é capaz de analisar o ambiente organizacional, identificar necessidades, projetar e executar ações que facilitarão a vida do executivo e/ou da empresa para a qual trabalha nunca se encontrará na linha da extinção.
Os executivos estão cada vez mais ocupados e as empresas mais adeptas a implantação de processos internos, fazendo com que o mercado atual exija profissionais de Secretariado que sejam aptos a desenvolver atividades que vão muito além do que é exigido no cotidiano, além do que é ensinado nas Universidades ou nos cursos técnicos e tecnológicos. Necessitam, mais do que nunca, de profissionais para atuar como verdadeiros facilitadores, que entendam dos processos organizacionais como um todo e participem da integração entre esses processos e os executivos da empresa.
As novas atribuições desse profissional exigem atualização constante para poder executar suas atividades com eficiência e eficácia; sensibilidade para identificar o clima organizacional e racionalidade para conduzir situações tensas sem se envolver emocionalmente.
O (a) secretário (a) possui um diferencial para as organizações. É um profissional que trabalha diariamente com as rotinas da empresa, que deve estar em sintonia com os objetivos e valores do negócio, desenvolvendo competências adquiridas por meio de conhecimentos científicos e práticos e, evidentemente, ocupa um cargo de confiança por estar diretamente ligado e comprometido a dados sigilosos. Além disso, no âmbito institucional, compete identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador na implantação de mudanças administrativas e políticas. Ele passou a atuar como “parceiro” junto ao executivo e sua equipe.
Esses profissionais também podem exercer papel de agente motivacional nas empresas. Segundo pesquisa realizada por Deborah David dos Santos e publicada na Revista de Ciências Humanas, Viçosa, v. 15, n. 1, p. 145-153, jan./jun. 2015 com o artigo de título ”A secretária executiva como agente motivacional”, os diretores que participaram da pesquisa consideraram que: as Secretárias Executivas podem contribuir com a motivação das equipes, devido a sua proximidade podem perceber melhor o clima da área e junto com a diretoria, agir de forma assertiva para reverter um quadro negativo de clima organizacional e auxiliar nas atividades de integração dos setores.
Diante de tamanhas responsabilidades a paixão pelo Secretariado Executivo se torna um diferencial. Diferencial esse que traz benefícios, tanto para a qualidade do resultado das atividades executadas, como na qualidade de vida do profissional de secretariado.
“Escolha um trabalho que você ame e não terá que trabalhar um único dia de sua vida”. CONFÚCIO
Ao indivíduo que deseja seguir a carreira, é de relevada importância, compreender os elementos que movem a sua interação com o trabalho, avaliando se está disposto, ou não, exercer esse tipo de atividade.
Com uma visão racional e crítica sobre sua atuação e sobre as exigências mercadológicas, o futuro secretário (a) executivo (a) deve reconhecer em si algumas habilidades para se considerar apto ao exercício: atitude para liderar, planejar, organizar e dirigir tarefas é vital; deve estar preparado para agir sob pressão e trabalhar de forma organizada. É necessário também, um pensamento empreendedor, que traga novas ideias à empresa.
O dia a dia desse profissional nem sempre é fácil e muito menos tranquilo, mas são os desafios diários que fazem com que ele aprenda, que colocam em movimento e o faz buscar o aperfeiçoamento constante. A criatividade somente é exercitada quando há um obstáculo para superar.
Como acontece em todas as profissões e atividades, os contratempos são inevitáveis e necessitamos ter equilíbrio para analisar as possibilidades e oportunidades que estão embutidas nas situações de conflito. A análise correta de cada situação e uma rotina que favoreça a produtividade são decisivas para a valorização e visibilidade do profissional de Secretariado.
Como disse Jon Acuff no livro START, “O que quer que faça, faça com propósito”. Estabeleça como propósito vencer as dificuldades e contratempos diários e essas barreiras diárias jamais o desmotivarão a executar o seu trabalho com sabedoria.
O caminho está traçado. Necessitamos avaliar as perspectivas profissionais e observar o caminho já percorrido para superar as próprias limitações, contribuindo para o aprimoramento pessoal, profissional e da profissão de Secretariado Executivo.
Perguntaram para membros do Comitê de Secretariado do Distrito Federal (COMSECDF), um grupo formado por profissionais de Secretariado e áreas afins e unido com a finalidade e o objetivo de mobilizar, sensibilizar e unificar os profissionais da área de secretariado em nível regional, nacional e global, “O que é secretariar para vocês?”. Dentre as várias respostas recebidas e divulgadas nas redes sociais do Comitê (www.instagram.com/comsecdf/) destaco a de ELIANE LOPES: “Secretariar para mim é um adorável desafio diário, nada mais prazeroso você chegar ao final do dia com sentimento de missão cumprida, independente das barreiras que enfrentou”.
Secretariar para mim é atuar como facilitador, independente da situação e da função que ocupa. É mais que uma profissão, é uma paixão, é uma arte.
Pâmela Mezzomo
Bacharel em Secretariado Executivo pela UniCaldas, com mais de 10 anos de atuação; MBA Executivo em Gestão de Projetos pela Faculdade Anhanguera. Atuou como Consultora em processos administrativos e organização do COBENGE (edições de 2017 e 2018). Atualmente Secretária Remota, Secretária Executiva pela ABENGE e membro do Comitê de Secretariado Executivo do Distrito Federal.